Pflichtinformationen gemäß Artikel 13 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

1. Name und Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle sowie des Beauftragten für den Datenschutz

1.1 Verantwortliche Stelle

1.2 Beauftragter für den Datenschutz

2. Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten und erhobene Daten

Die Verarbeitung der Daten erfolgt zur Kontaktaufnahme und Bereitstellung der Services der Gutenberg Graduate School of the Humanities and Social Sciences, zur Verwaltung der Mitgliedschaft und der angebotenen Serviceleistungen wie Beratung, Weiterqualifikationsangebote und der Vergabe von Fördermitteln, außerdem für Zwecke der Mitgliederstatistik. Hierzu wird zusätzlich zu den von der Nutzerin bzw. dem Nutzer zur Verfügung gestellten Daten beim Einsenden von Online-Formularen auch noch die IP-Adresse erhoben.

Die GSHS kann Daten der Mitglieder (z. B. Daten zum Promotionsprojekt, Kontaktdaten, Projektberichte, Fotos und Videos von Veranstaltungen) zu Informations- und Werbezwecken auf ihrer Homepage veröffentlichen. Hierzu wird jeweils die Einwilligung des betroffenen Mitglieds gesondert eingeholt.

3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung  

Die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung ergibt sich aus der Wahrnehmung der Aufgaben im öffentlichen Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. e) DS-GVO iVm § 2 HochSchG.

Hinsichtlich der veröffentlichten Daten auf der Homepage der GSHS stellt eine Einwilligung des Mitglieds die Rechtsgrundlage gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO dar.

4. Erforderlichkeit des Bereitstellens personenbezogener Daten

Die Nutzerin bzw. der Nutzer sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings werden die Daten zur Aufnahme und Beteiligung an der Gutenberg Graduate School of the Humanities and Social Sciences benötigt, sodass bei einem Nichtbereitstellen keine Teilnahme möglich ist.

5. Empfänger personenbezogener Daten

5.1 Empfänger innerhalb der Johannes Gutenberg-Universität Mainz

Bei der Anmeldung zu Veranstaltungen werden die hierfür erhobenen Daten ggf. an Empfängerinnen bzw. Empfänger innerhalb der Johannes Gutenberg-Universität weitergeleitet, die mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der jeweiligen Veranstaltung betraut sind.

Bei der Beantragung von Fördermitteln werden die im Förderantrag erhobenen Daten sowie im Nachgang der Förderung ggf. Projektberichte an die zuständige Auswahlkommission sowie an diejenigen Stellen innerhalb der Johannes Gutenberg-Universität weitergeleitet, die mit der Bewilligung und Bewirtschaftung der Fördermittel betraut sind. Letzteres gilt auch, wenn Sie für ein und dasselbe Projekt Fördermittel von mehreren universitätsinternen Fördergeberinnen bzw. Fördergebern beantragen.

5.2 Empfänger außerhalb der Johannes Gutenberg-Universität Mainz: Übermittlung an Dritte

Bei der Anmeldung zu Veranstaltungen werden die hierfür erhobenen Daten gegebenenfalls an externe Partnerorganisationen, Referentinnen oder Referenten bzw. Trainerinnen oder Trainer weitergeleitet, die mit der Organisation der betreffenden Veranstaltungen betraut sind. Die betreffenden Organisationen bzw. Personen werden verpflichtet, diese Daten nur im Zusammenhang mit der jeweiligen Veranstaltung zu speichern und zu nutzen sowie nach dem vollständigen Abschluss des Angebots zu löschen.

6. Dauer der Speicherung

Die im jeweiligen Formular als Pflichtangabe erhobenen Daten werden während der gesamten Dauer der Mitgliedschaft zur Administration der Mitgliedschaft sowie zur Verwaltung von Veranstaltungen (einschließlich Teilnahmebescheinigungen) und beantragten Fördermitteln und zur Führung der aktuellen Mitgliederstatistik benötigt.

Die im Rahmen der Aufnahme als Junior-, Voll- oder Gastmitglied erhobenen Daten (Onlineformular, Bewerbungsunterlagen) werden spätestens ein Jahr nach dem Ende der Mitgliedschaft gelöscht, es sei denn, dass das Mitglied die sofortige Löschung beantragt.

Ausgenommen hiervon sind Teilnehmerlisten zu Veranstaltungen. Diese werden spätestens sechs Jahre nach der Veranstaltung gelöscht, es sei denn, dass das Mitglied die sofortige Löschung beantragt. Nach der Löschung ist eine Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen und Zertifikaten nicht mehr möglich.

Die im Rahmen der Beantragung, Bewilligung und Auszahlung von Fördermitteln erhobenen Daten werden nach Ende der jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Die in Formularen als freiwillige Angabe gekennzeichneten Daten dienen der Bedarfserhebung und Mitgliederstatistik und können auf Anfrage jederzeit gelöscht werden.

Das Mitglied kann nach Ende der Mitgliedschaft auf freiwilliger Basis der weiteren Speicherung der Daten zum Zwecke der Alumniarbeit und Verbleibserhebung zustimmen. Diese Daten werden spätestens sechs Jahre nach dem Ende der Mitgliedschaft gelöscht.

Mit Einverständnis des Mitglieds auf der Homepage der GSHS veröffentlichte Daten (z. B. Daten zum Promotionsprojekt, Kontaktdaten, Projektberichte, Fotos oder Videos von Veranstaltungen) können auf Verlangen des Mitglieds oder ehemaligen Mitglieds jederzeit von der Homepage entfernt werden.

7. Betroffenenrechte

Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten und deren Verarbeitung gemäß Art. 15 DS-GVO
• Recht auf Berichtigung, soweit sie betreffende Daten unrichtig oder unvollständig sind, gemäß Art. 16 DS-GVO
• Recht auf Löschung, soweit eine der Voraussetzungen nach Art. 17 DS-GVO zutrifft
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit eine der Voraussetzungen nach Art. 18 DS-GVO zutrifft
• Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der sie betreffenden Daten gemäß Art. 21 DS-GVO
• Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde gemäß Art. 13 Abs. 2 lit. d) DS-GVO, wenn die betroffene Person der Ansicht ist, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden: