Pflichtinformationen gemäß Artikel 13 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

1. Name und Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle sowie des Beauftragten für den Datenschutz

1.1 Verantwortliche Stelle

1.2 Beauftragter für den Datenschutz

2. Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten und erhobene Daten

Die Verarbeitung der Daten erfolgt zur Kontaktaufnahme und zur Verwaltung der Teilnehmenden sowie zur Bereitstellung der angebotenen Serviceleistungen wie Beratung, Weiterqualifikation und Vergabe von Fördermitteln, außerdem für Zwecke der Teilnehmendenstatistik und zur Erstellung von Teilnahmebescheinigungen. Hierzu wird zusätzlich zu den von der Nutzerin bzw. dem Nutzer zur Verfügung gestellten Daten beim Einsenden von Online-Formularen auch noch die IP-Adresse erhoben.

Die Gutenberg Academy kann Daten der Teilnehmenden (z. B. Angaben zum Qualifikationsprojekt, Kontaktdaten, Projektberichte, Fotos und Videos von Veranstaltungen) zu Informations- und Werbezwecken auf ihrer Homepage veröffentlichen. Hierzu wird jeweils die Einwilligung des/der betroffenen Teilnehmenden gesondert eingeholt.

3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung  

Die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung ergibt sich aus der Wahrnehmung von Aufgaben im öffentlichen Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. e) DS-GVO iVm § 2 HochSchG.

Hinsichtlich der veröffentlichten Daten auf der Homepage der GA stellt eine Einwilligung der/des Teilnehmenden die Rechtsgrundlage gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO dar.

4. Erforderlichkeit des Bereitstellens personenbezogener Daten

Die Nutzerin bzw. der Nutzer sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings werden die Daten zur Nutzung der Angebote der Gutenberg Academy benötigt, sodass bei einem Nichtbereitstellen keine Teilnahme möglich ist.

5. Empfänger personenbezogener Daten

5.1 Empfänger innerhalb der Johannes Gutenberg-Universität Mainz

Bei der Anmeldung zu Veranstaltungen werden die hierfür erhobenen Daten ggf. an Empfängerinnen bzw. Empfänger innerhalb der Johannes Gutenberg-Universität Mainz weitergeleitet, die mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der jeweiligen Veranstaltung betraut sind.

Bei der Beantragung von Fördermitteln werden die im Förderantrag erhobenen Daten sowie im Nachgang der Förderung ggf. Projektberichte an die zuständige Auswahlkommission sowie an diejenigen Stellen innerhalb der Johannes Gutenberg-Universität Mainz weitergeleitet, die mit der Bewilligung und Bewirtschaftung der Fördermittel betraut sind. Letzteres gilt auch, wenn für ein und dasselbe Projekt Fördermittel von mehreren universitätsinternen Fördergeberinnen bzw. Fördergebern beantragt werden.

5.2 Empfänger außerhalb der Johannes Gutenberg-Universität Mainz: Übermittlung an Dritte

Bei der Anmeldung zu Veranstaltungen werden die hierfür erhobenen Daten gegebenenfalls an externe Partnerorganisationen, Referentinnen oder Referenten bzw. Trainerinnen oder Trainer weitergeleitet, die mit der Organisation der betreffenden Veranstaltungen betraut sind. Die betreffenden Organisationen bzw. Personen werden verpflichtet, diese Daten nur im Zusammenhang mit der jeweiligen Veranstaltung zu speichern und zu nutzen sowie nach dem vollständigen Abschluss des Angebots zu löschen.

6. Dauer der Speicherung

Die im jeweiligen Formular als Pflichtangabe erhobenen Daten werden zur Administration der Angebote, zur Verwaltung von Veranstaltungen (einschließlich Teilnahmebescheinigungen) und beantragten Fördermitteln sowie zur Führung der aktuellen Teilnehmendenstatistik benötigt.

Die Teilnehmendenlisten zu Veranstaltungen werden spätestens nach sechs Jahren gelöscht, sofern keine frühere Löschung beantragt wird. Nach Ablauf dieser Frist bzw. nach Löschung der Daten ist eine Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen und Zertifikaten nicht mehr möglich.

Die im Rahmen der Beantragung, Bewilligung und Auszahlung von Fördermitteln erhobenen Daten werden nach Ende der jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Die in Formularen als freiwillige Angabe gekennzeichneten Daten dienen der Bedarfserhebung und Teilnehmendenstatistik und können auf Anfrage jederzeit gelöscht werden.

Die mit Einverständnis des/der Teilnehmenden auf der Homepage der Gutenberg Academy veröffentlichten Daten (z. B. Angaben zum Promotionsprojekt, Kontaktdaten, Projektberichte, Fotos oder Videos von Veranstaltungen) können auf Verlangen jederzeit von der Homepage entfernt werden.

7. Betroffenenrechte

Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten und deren Verarbeitung gemäß Art. 15 DS-GVO
• Recht auf Berichtigung, soweit sie betreffende Daten unrichtig oder unvollständig sind, gemäß Art. 16 DS-GVO
• Recht auf Löschung, soweit eine der Voraussetzungen nach Art. 17 DS-GVO zutrifft
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit eine der Voraussetzungen nach Art. 18 DS-GVO zutrifft
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DS-GVO
• Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der sie betreffenden Daten gemäß Art. 21 DS-GVO
• Recht auf freien Widerruf der Einwilligung zu jedem Zeitpunkt gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO. Der Widerruf wirkt sich nur für die Zukunft aus und berührt die Vorgänge, die vor Zugang des Widerrufs bei der für die Datenverarbeitung verantwortlichen Stelle erfolgten, nicht.
• Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde gemäß Art. 13 Abs. 2 lit. d) DS-GVO, wenn die betroffene Person der Ansicht ist, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden: