Informationen für Mentorinnen und Mentoren: Exposé-Stipendium

Um qualifizierte Promovierende in den Geistes- und Sozialwissenschaften für die Johannes Gutenberg-Universität Mainz zu gewinnen und den wissenschaftlichen Nachwuchs in der Vorbereitungs- und Anfangsphase der Promotion zu unterstützen, schreibt die GSHS regelmäßig Exposé-Stipendien zur Promotionsvorbereitung aus. Die Exposé-Stipendien sollen es den geförderten Promotionsinteressierten ermöglichen, ein überzeugendes Exposé des Promotionsprojekts zu erarbeiten, das die Grundlage für eine erfolgversprechende Bewerbung auf ein Promotionsstipendium oder eine Promotionsstelle legt.

Um sich auf ein Exposé-Stipendium zu bewerben, benötigen die Kandidat*innen die Zusage eines Mentors bzw. einer Mentorin, der*die sich bereit erklärt, sie während der sechsmonatigen Förderphase zu begleiten.

Der Mentor bzw. die Mentorin muss zur Betreuung von Promotionsverfahren an der Johannes Gutenberg-Universität in dem gewählten Promotionsfach im Sinne der jeweils anzuwendenden Promotionsordnung berechtigt sein. Geradebei interdisziplinär angelegten Projekten empfehlen wir unbedingt, bereits im Vorfeld einer Bewerbung zu klären, in welchem Fach die Promotion erfolgen soll – in diesem Fach muss dann auch die Betreuung durch den*die Mentor*in verortet sein.

Dies schließt selbstverständlich nicht aus, dass weitere Personen (z. B. Betreuende aus einem anderen Fach/Fachbereich, von einer anderen Hochschule, aus dem Ausland oder auch formal nicht betreuungsberechtigte Personen) den*die Bewerber*in während der Förderphase zusätzlich beraten und unterstützen. Die formelle Mentoringfunktion im Rahmen des Exposé-Stipendiums können sie jedoch nicht übernehmen.

Der Mentor/die Mentorin stellt die fachliche Begleitung währen der Förderphase sicher. Die Zusage, den*die Stipendiat*in während der Förderphase als Mentorin bzw. Mentor zu begleiten, ist explizit noch keine Betreuungszusage für ein späteres Promotionsverfahren. Vielmehr soll diese Zeit auch der Prüfung dienen, ob das anvisierte Projekt des*der Stipendiat*in unter den gegebenen Rahmenbedingungen bestmöglich durchgeführt werden kann oder ob ggf. auch andere Optionen ins Auge gefasst werden sollten.

Dennoch sollten Sie im Vorfeld einer Mentoringzusage bereits alle Fragen klären, die für eine mögliche spätere Betreuung des Promotionsvorhabens von Belang sind:

• Verfügt der*die Bewerber*in über die notwendigen formalen und fachlichen Voraussetzungen für eine Promotion in dem gewählten Promotionsfach an der JGU? Hierbei sind die Bestimmungen der jeweils gültigen Promotionsordnung zu beachten.
  Für eine Bewerbung auf das Exposé-Stipendium ist der Nachweis erforderlich, dass der zur Annahme als Promovend*in erforderliche Studienabschluss (z. B. Master) entweder bereits vorliegt oder bis zum Förderbeginn erlangt werden kann (in diesem Zeitpunkt muss zum Bewerbungszeitpunkt zumindest die Abschlussarbeit eingereicht sein, es sei denn, in dem entsprechenden Studiengang ist eine Abschlussarbeit nicht vorgesehen). Promotionsinteressierten, die sich in einem Eignungsfeststellungsverfahren (fast-track-Verfahren) gemäß der jeweils anzuwendenden Promotionsordnung befinden, ist eine Bewerbung ebenfalls möglich, jedoch nur, wenn das Verfahren bereits beim Fachbereich, der Fakultät bzw. künstlerischen Hochschule eingeleitet wurde.
• Ist das Promotionsvorhaben des Bewerbers/der Bewerberin fachlich überzeugend und innerhalb der gegebenen Rahmenbedingungen durchführbar? Bestehen bei der*dem Mentor*in ausreichende Kapazitäten für eine spätere Betreuung der Bewerberin/des Bewerbers?
• Besteht eine überzeugende Passung zwischen dem Profil und den Qualifikationen des*der Bewerberin, dem gewählten Promotionsfach, dem anvisierten Promotionsthema und der fachlichen Verortung sowie den Forschungsschwerpunkten des*der Mentor*in? In welcher Form kann das Projekt an der JGU bzw. im Fachbereich/Lehrstuhl sinnvoll angebunden werden?
• Bestehen hinreichende Aussichten für den*die Bewerber*in, mit dem vorgelegten Promotionsprojekt eine Promotionsfinanzierung (Stelle oder Stipendium) einzuwerben?

Um die Zusage des Mentors/der Mentorin zu dokumentieren, genügt ein formloses Schreiben mit Unterschrift, das Sie dem*der Bewerber*in als Scan zur Verfügung stellen können.

Wir empfehlen, dass jede*r Mentor*in pro Förderphase nur eine*n Bewerber*in mentorieren sollte.

Wenn der*die Mentor*in nicht (Junior-)Professor*in oder Privatdozent*in an der JGU ist, bitten wir um einen kurzen Nachweis der Betreuungsberechtigung (z. B. bei Postdocs im Rahmen einer Nachwuchsgruppenleitung o. Ä.).

Die Bewerber*innen benötigen zur Bewerbung ferner das Empfehlungsschreiben eines Hochschullehrers/einer Hochschullehrerin von der Johannes Gutenberg-Universität oder von der Heimatuniversität (bei auswärtigen Bewerber*innen). Autor*in des Empfehlungsschreibens und Mentor*in können, müssen aber nicht identisch sein. Das Empfehlungsschreiben sollte auf die Eignung des*der Bewerber*in für eine Promotion eingehen, gerne zusätzlich auch auf das gewählte Arbeitsthema und die Passung zu den Schwerpunkten der JGU.

Das Empfehlungsschreiben können Sie auch direkt (elektronisch) an die GSHS-Geschäftsstelle senden.

Die GSHS bietet während der Förderphase ein interdisziplinäres Qualifizierungsprogramm und individuelle Beratung zu allen nicht-fachlichen Fragen an, außerdem fördert sie die fachübergreifende Vernetzung zwischen den Stipendiat*innen und Mitgliedern der Graduiertenschule. Aber auch der Betreuung durch den*die Mentor*in kommt eine wichtige Rolle für die Erreichung der Förderziele während der Projektphase zu.

Im Abschlussbericht der Stipendiatin bzw. des Stipendiaten müssen mindestens zwei Beratungsgespräche im Förderzeitraum nachgewiesen werden, weitere Beratungsgespräche sind sehr erwünscht. .

Im regelmäßigen Austausch zwischen Mentor*in und Stipendiat*in sollten die folgenden Themen besprochen werden:

• Weiterentwicklung des Exposés, besonders in fachwissenschaftlicher Hinsicht
• Individuelle Strategie zur Einwerbung einer Förderung: Welche (ggf. auch fachspezifischen) Fördermöglichkeiten kommen in Frage? Wo sind – ergänzend zu den allgemeinen Stipendiendatenbanken und Stellenportalen, über die die GSHS informiert – fachspezifische Ausschreibungen zu finden? Welche Fördermöglichkeiten (Stiftungen etc.) passen am besten zum Forschungsprojekt und zum Hintergrund des*der Kandidat*in? Aufgrund der niedrigen Förderquoten bei vielen Förderinstitutionen und der oft langen Dauer der Auswahlverfahren sollten auf jeden Fall auch Alternativen zu der prioritär angestrebten Förderung und evtl. Möglichkeiten zur Übergangsfinanzierung in Betracht gezogen werden.

Eine Beschäftigung als wissenschaftliche Hilfskraft sollte lediglich zur Überbrückung von Finanzierungslücken erwogen werden, nicht aber als Förderoption für die gesamte Laufzeit der Promotion.

• Erwerb benötigter fachlicher Qualifikationen: Welche Methoden-/Sprachkenntnisse sind für die Realisierung des Promotionsprojekts noch erforderlich und wie können diese erworben bzw. vertieft werden?
• Beantragung der Annahme als Doktorand*in am jeweiligen Fachbereich/Fakultät/Hochschule (falls noch nicht geschehen). Dieser Antrag sollte – außer in begründeten Fällen, z. B. erhöhter Klärungsbedarf bei binationalen Promotionen – möglichst bereits zu Beginn der Förderphase gestellt werden. Ggf. ist auch der zusätzliche Zeitaufwand zur Anerkennung ausländischer Vorbildungsnachweise in Betracht zu ziehen.
• Vorbereitung der Betreuungsvereinbarung. Diese sollte spätestens innerhalb von sechs Monaten nach der Annahme als Doktorand*in abgeschlossen werden. Wir empfehlen zudem die Vereinbarung einer Zweitbetreuung. Die GSHS stellt Checklisten für die Gespräche zu Beginn des Promotionsvorhabens sowie auch für weitere regelmäßige Betreuungsgespräche zur Verfügung, die als Anregung für die Gesprächsgestaltung genutzt werden können.
• Vernetzung des*der Stipendiat*in am Lehrstuhl/in der Arbeitsgruppe/am Institut (z. B. Einbindung in Doktorandenkolloquien) und in der Scientific Community (z. B. Nachwuchsorganisationen der Fachgesellschaften)

Gemäß den Bestimmungen der JGU-Stipendienrichtlinie muss der*die Geförderte sich voll dem Stipendienzweck widmen. Nebenbeschäftigungen sind nur zulässig, wenn sie den Umfang einer geringfügigen Beschäftigung gemäß Sozialgesetzbuch IV §8 nicht überschreiten und wenn sie sowohl dem Mentor/der Mentorin als auch der GSHS angezeigt werden und dort keine Bedenken gegen die Nebentätigkeit bestehen. Die Bestätigung, dass aus Ihrer Sicht keine Bedenken gegen die von dem*der Stipendiat*in ausgeübte Nebentätigkeit bestehen, können Sie formlos per E-Mail an die GSHS-Geschäftsstelle senden.

Wenn die Nebentätigkeit an der JGU oder Universitätsmedizin ausgeübt wird (z. B. als wissenschaftliche/künstlerische Hilfskraft), muss sie zudem aus steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Gründen klar abgrenzbar vom Stipendienvorhaben sein. Dies drückt sich in der Regel dadurch aus, dass zwischen dem*der Vorgesetzten im Rahmen der Nebentätigkeit und dem*der Mentor*in keine Personenidentität besteht. In Einzelfällen kann die Trennung auch auf andere Weise belegt werden, bitte im Zweifelsfall rechtzeitig mit der GSHS Rücksprache halten.